V príbehu sledujeme firmu Yip Software, ktorá produkuje počítačové hry so športovou tematikou. Nedávno ju odkúpila iná väčšia firma Playsoft a majiteľovi Caseymu McDanielovi dala nôž na krk. Sú zhrození z jeho spôsobu riadenia firmy. Ako na to prišli? Na základe pracovných porád vedenia. J. T. Harrison, výkonný riaditeľ pre rozvoj biznisu v Playsoft sa jednej takej zúčastnil. A pracovné porady, ich dynamika, často ukazuje viac o atmosfére firmy ako čokoľvek iné.
Do Yip Software prišiel nedávno nový Caseyho asistent Will Peterson, mladý a šikovný chalan, syn Caseyho priateľov, ktorý mu v tom všetkom má pomôcť. Will sa snaží sústrediť na jednotlivé stretnutia vedenia a hľadá, ako by sa dali zmeniť.
V najdlhšej a zásadnej kapitole knihy, ktorú sme si rozdelili na dve časti, sa už Will pokúsil vytipovať základné problémy, prečo sú porady také nudné, otravné a neefektívne. Okrem samozrejmých vecí ako je dochvíľnosť a pripravenosť jednotlivých aktérov, považoval za najdôležitejších prvých 10 minút porady, ktoré majú ľudí zaujať a vtiahnuť „do deja“. Dôležité je tiež nebrániť sa konfliktu. Nad jednotlivými bodmi programu treba otvorene diskutovať, hľadať všetky možné názory a riešenia, aby sa potom našlo to najlepšie možné. Za tým si potom budú všetci členovia vedenia stáť. Tieto zmeny boli privítané s nadšením a postupne ich začali zavádzať. Ale Will nebol stále spokojný. Bol presvedčený, že tomu stále niečo chýba. A tak hľadal ďalej.
Na najbližšom stretnutí predniesol kolegom ďalšie návrhy. Podobne ako vo filmovom priemysle existujú rôzne typy programov, rôzne dlhé, zamerané na rôzne typy divákov, aj ich porady alebo informačné stretnutia by mali mať rôzne formáty. Doteraz sa snažili riešiť všetky potrebné veci na jednej dlhej porade a napokon nevyriešili nič. Preto Will navrhol novú štruktúru stretnutí.
- Denný prehľad správ – stretnutie vedenia každý deň iba na 5 minúť, kde sa budú vzájomne informovať o zásadných veciach tohto dňa.
- Taktické porady – raz za týždeň asi hodinu. Každý člen vedenia uvedie v minútovom prehľade tri zásadné veci, ktoré ho ten týždeň čakajú – 10 minút, nasleduje prehľad dôležitých ukazovateľov ako príjmy a výdavky, stav vývoja nových produktov a úspešnosť predaja – 5 minút a pre zvyšok porady by sa vybrali a riešili iba niektoré z týchto tém, vecí, ktoré treba aktuálne riešiť.
- Strategické stretnutia – raz za mesiac, dve hodiny. Ak sa počas taktických týždenných porád objaví nejaká „strategická otázka“, ktorej sa treba venovať dlhšie a do hĺbky, bude na to určené mesačné strategické stretnutie. Ide o to, aby veci, ktoré majú dlhodobý dosah a neponáhľajú, nezaberali čas na porade, kde sa riešia aktuálne veci. Na týchto stretnutiach sa preberú dve, maximálne tri témy. Musí byť jasne vytipované a ľudia musia prísť pripravení.
- Výjazdové hodnotenie – raz za 3 mesiace, 2 dni mimo firmy. Tieto stretnutia vedenia by mali byť šancou pozrieť sa na dennú, týždennú a mesačnú rutinu z inej perspektívy. Mali by sa na nich diskutovať a hodnotiť témy ako je stratégia, situácia na trhu, pracovné nasadenie, fungovanie vrcholového manažmentu, výkonnosť zamestnancov apod. Pričom sa tím dohodol, že na vedenie a moderovanie týchto stretnutí by si radšej objednali odborníka.
Knihu si môžete objednať tu:
Foto od Jason Goodman na Unsplash