Jak mít dobré schůzky

Občas zažiju produktivní den, kdy úspěšně odcházím ze čtvrté schůzky a říkám si, že produktivněji jsem ani ten den strávit nemohl. Taky zažívám ale dny, kdy od rána do večera nestíhám, přebíhám z jedné schůzky na druhou, na setkáních se já ani ten druhý necítíme pohodlně, a výsledkem celého dne je jen únava a rozčarování.

Každý vedoucí za svoji kariéru nevyhnutelně zažije stovky setkání, od neformálních přátelských až po klíčová a důležitá setkání, která mohou výrazně ovlivnit celou budoucnost jednotlivce nebo organizace.

Proto jsem se rozhodl napsat článek o tom, “Jak se správně sejít”.

Většina principů, které vzešly z mých zkušeností vychází z úcty a respektu k druhým lidem. Dvojnásobně to platí u lidí, se kterými iniciuji setkání já, a kteří mi věnují svůj drahocenný čas.

Plánování

Ať už se domlouvám jakýmkoli kanálem, snažím se např. mailem potvrdit nebo dostat potvrzeno přesný čas a místo setkání tak jasně, aby nemohl nastat omyl. Konec setkání, dokdy máme oba čas se snažím domluvit předem, anebo nejpozději na začátku schůzky.

Příprava

Vždycky platí pravidlo, že je lepší být připraven na setkání lépe, a přípravu nevyužít, než nebýt připraven a plýtvat tak časem toho druhého. Ze zkušenosti vím, že u různých týmů, které vedu, plánování, a strategického domlouvání často za úspěšným setkáním stojí kvalitní příprava doma. Samozřejmě pokud se pouze jedete s někým seznámit, nepotřebujete přípravu, ale vystačíte si s upřímným zájmem o toho druhého.

Dochvilnost

Na strategištějších setkáních jsem se naučil řídit pravidlem, že lepší je být na místě o hodinu dříve, než o minutu později(a volný čas případně využiji k práci). Mnohokrát jsem zažil, že se na týmu čeká na posledního člověka, kterému se zpozdil vlak, porouchalo auto, zasekl se v koloně a tak dále… Přestože ten člověk za danou situaci nemůže, čekajícím to na náladě nepřidá a výsledek je zdržení, které je nepříjemné pro všechny. Proto, pokud to časový rozvrh dovolí, jezdívám raději dřívějším vlakem, vyjedu dříve autem, zkontroluju si stav na silnici a podobně. Neodstraním tím všechny zpoždění, ale alespoň některé. Výjimkou jsou samozřejmě osobní návštěvy u někoho doma, kde nebývá slušností dorazit dříve, pokud nejste dobří přátelé.

„Omlouvám se“

Pokud na setkání přijdu jen o minutu pozdě, považuju za slušnost se omluvit. Vysvětlení situace sice pomůže druhému vědět, že za to nemůžete (například to, že vlak měl hodinu zpoždění vám nikdo nebude dávat za vinu) ale stále je vaše zodpovědnost přijít včas, a proto je správné se omluvit. 16:00 zkrátka není 16:10.

Přivítání a loučení

Přes všechnu agendu a potřebu probrat spoustu důležitých věcí často zapomínáme druhé lidi řádně přivítat, zejména pokud je už známe, a řádně se s nimi taky rozloučit.

Každý člověk chce cítit opravdový zájem od toho druhého, a často v nás vzniká dojem, že nás druhý chce jen využít pro své záměry a my sami ho vůbec nezajímáme. Věnovat 5-10 minut na začátku setkání neformálnímu rozhovoru o tom, jak se druhému daří, neubírá čas, ale přidává. Protože lidé, mezi kterými je vztah a důvěra, proberou věci po čase 10x rychleji, než když se jedná o chladné pracovní setkání bez zájmu o druhého. Osobní oční kontakt s člověkem se zájmem o to, jak se má na úvod a osobní vřelé rozloučení pomáhá dát druhému najevo, že jsme rádi že s ním jsme a že k němu máme respekt. Taky po napjatější schůzce může bez řádného rozloučení vzniknout strach, zda to druhý nepovažoval za ztrátu času a zda je všechno v pořádku.

100% Pozornost

Během setkání s kýmkoli má mít ten druhý 100% vaší pozornosti. Pokud budete muset během setkání telefonovat, nebo řešit cokoli jiného, je projev úcty to tomu druhému na začátku říct a ujistit se, že je to v pořádku. Stejně tak pokud jsem unavený, tak se snažím druhého ujistit, že moje zívání není způsobeno tím, že mě nudí.

Placení

Blaženější je dávat, než dostávat. 🙂